08632210499 / info@bizin.ir

زمان پروژه ی خود را کنترل کنید.

مدیریت زمان
بهمن ۲۵ ۱۳۹۴

زمان پروژه ی خود را کنترل کنید.

آیا می دانید پروژه شما چه مقدار طول خواهد کشید؟ به عنوان یک آزادکار  شما حداقل باید ایده ای در این زمینه داشته باشید. اگر کار آزاد انجام می دهید، باید قادر باشید که زمان هر یک از پروژه های خود را برآورد کنید. اگر نتوانید این کار را انجام دهید، پس نمی توانید هزینه پروژه را تخمین بزنید و یا نمی توانید برای زمان خود برنامه ریزی کنید.

برآورد زمان یکی از مهمترین مهارت ها در کار آزاد است، که بسیاری از شمابا آن دست و پنجه نرم می کنند. پس شما تنها کسی نیستید که در این زمینه مشکل دارید. در این پست من سه راهنمایی آسان برای کمک به مهارت برآورد زمان برای شما در نظر گرفته ام. اگر تاکنون مدت زمان لازم برای تکمیل پروژه را دست کم می گرفتید، این پست برای شما مفید خواهد بود.

نکته ۱ – دانستن هدف پروژه

قبل از اینکه بتوانید تخمین بزنید یک پروژه چه مدت طول می کشد، نیاز است تا دقیقا بدانید پروژه در مورد چه موضوعی است و چه چیزهایی را شامل می شود. اگر همه آنچه در مورد پروژه می دانید این است که مشتری می خواهد شما ” یک متن را ترجمه کنید” یا ” یک وب سایت طراحی کنید”، شما نمی توانید تنها با دانستن این موارد یک پروژه را برآورد کنید.

اگر شما مطمئن نیستید که یک پروژه چه چیزهایی را در بر می گیرد، تا جایی که امکان دارد از مشتری سوالات خود را بپرسید تا زمانی که مطمئن شوید پروژه را درک کرده اید. اگر مشتری مایل نیست تا پروژه را برای شما تعریف کند، این مسئله را یک علامت خطر در نظر بگیرید.

آزادکارهایی که مستقیما با مشتری ارتباط ندارند باید محتاط باشند. اطمینان حاصل کنید که فردی که واسطه شما و مشتری است،به طور کامل حرفه شما و نیازهای مشتری را درک کرده است. اگر این کار را نکند، این ارتباط ضعیف می تواند باعث هدر رفتن زمان و پول شما شود.

نکته ۲ – دانستن میزان پشتیبانی مورد نیاز مشتریان

برخی از مشتریان علاوه بر درخواست کار، نیاز به پشتیبانی اضافی دارند. اگر شما این درخواست ها را در نظر نگیرید، ممکن است برآورد زمانی شما اشتباه از آب درآید.

در اینجا به برخی از درخواست های مشتریان اشاره می کنم :

درخواست پشتیبانی فنی – توسعه دهندگان وب و برنامه نویسان اغلب می خواهند تا همچنان از یک پروژه حتی پس از اتمام کار اولیه پشتیبانی کنیم. سعی کنید نیازهای مشتری را بدانید تا بتوانید زمان و هزینه انجام سرویس های بعدی را تعیین کنید.

بازنگری – این که بازنویسی کد یا هر چیز دیگری باشد، بسیاری از آزادکارها با معضل بازنگری بی حد و اندازه روبرو شده اند، چرا که مشتری مرتبا در حال تغییر نظر خود می باشد. بهتر است در شروع پروژه سعی کنید تعداد تجدید نظرهایی را که قرار است انجام دهید، مشخص کنید. زمانی که تجدید نظرها غیر قابل پیش بینی شدند، مشتری می بایست بابت آنها هزینه اضافی پرداخت کند.

زمانی برای گفتگو پیرامون پروژه – بسیاری از مشتریان دوست دارند تا بیشتر از طریق ایمیل یا سیستم پیام موجود در سایت ها با شما ارتباط داشته باشند. برخی دیگر ممکن است از شما بخواهند تا گزارش وضعیت پیشرفت خود را به صورت هفتگی برای آنها ارسال کنید.

نیازهای پشتیبانی مشتریان هر چه هست، به یاد داشته باشید که تمامی آنها نیاز به زمان دارند. بنابراین مطمئن باشید که پشتیبانی از مشتری را در برآورد زمانی خود محاسبه می کنید.

نکته ۳ – سرعت کارهای قبلی خود را بدانید

برخی از آزادکارها بسیار سریع کار انجام می دهند. بعضی دیگر آهسته تر کار می کنند. در حالی که کار سریع لزوما دلالت بر بهتر بودن یک فریلنسر ندارد، هنگامی که پروژه خود را برآورد می کنید مهم است که سرعت معمول کار خود را بدانید. به طور کلی، اکثر آزادکارها مقدار زمانی که یک پروژه طول می کشد را دست کم می گیرند.

اگر مدت زمانی است که یک فریلنسر هستید، می توانید از پروژه های گذشته خود به عنوان یک راهنما برای تعیین سرعت کار خود استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر کار شما طراحی لوگو است، به پروژه های طراحی لوگوی قبلی خود سری بزنید تا ببینید که چه مدت زمان برای چنین طراحی لازم است و این اطلاعات را به برآوردهای جدید خود اضافه کنید.

سالهاست که من دفترچه ای از تمام پروژه های که تاکنون انجام داده ام را با ثبت زمان شروع و زمان پایان آن نگهداری می کنم. من دقیقا می دانم که چند ساعت بر روی یک پروژه می بایست زمان صرف کنم. این موضوع به من کمک می کند تا پروژه های آینده خود را تخمین بزنم.

یک رویکرد برای برآورد زمان

روش های بسیاری برای برآورد زمان پروژه وجود دارد، اما من بیشتر مایلم از رویکردی که در اینجا برای شما توضیح می دهم، استفاده کنم. این رویکرد به این صورت است که یک پروژه را به وظایف کوچکتر تقسیم می کنیم و سپس هر وظیفه را به صورت جداگانه و بر اساس اطلاعاتی که از مشتری و کار گذشته خود داریم، تخمین می زنیم. برآورد زمان در این روش معمولا دقیق تر از روش های دیگر است.

در اینجا مثالی می زنم تا نگاهی دقیق تر به این رویکرد داشته باشیم :

۱ –  آمادگی برای گفتگوی اولیه با مشتری (۱ ساعت)

۲ – گفتگوی اولیه با مشتری (۱ ساعت)

۳ – نوشتن قرارداد یا شرایط (۱ تا ۲ ساعت)

۴ – تحقیق در مورد پروژه (۲ ساعت)

۵ – نوشتن پیش نویس پروژه (۳ ساعت)

۶ – بازنگری (۱ ساعت)

کل زمان مورد نیاز ۸ تا ۹ ساعت

اولین چیزی که ممکن است متوجه آن شوید این است که من چند مرحله از پروژه را در اینجا آوردم که بسیاری از آزادکارها در برآورد زمان به آنها توجهی نمی کنند. بسیاری از آزادکارها وقت خود را تنها بر اساس مثال شماره ۵ برآورد می کنند، در صورتیکه کاملا در اشتباه هستند.

گام های دیگر نیز واقعا زمان می برد و باید در برآورد زمان پروژه گنجانده شود. (توجه داشته باشید که در مثال، تنها ۱ ساعت برای ایجاد یک قرارداد با مشتری تعیین کردم. دلیل آن این است که من یک قرارداد استاندارد دارم که از پیش برای هر مشتری آماده کرده ام).

اگر آزادکار برای این پروژه تنها سه ساعت برآورد کند و تنها هزینه این سه ساعت را محاسبه کند، باید بداند که پنج تا شش ساعت کار را به صورت رایگان انجام داده است. شما می توانید ببینید که چگونه این اشتباه می تواند در طول زمان بر روی یک آزادکارتاثیر بگذلرد.

حال نوبت شماست

چگونه زمان پروژه خود را برآورد می کنید؟  نظرات خود را با ما به اشتراک بگذارید.

 

 

بیزین

6,979 total views, 230 views today

پاسخ بدهید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.